Gresik, 12 Agustus 2026 – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik terus mendorong transformasi digital dalam pengelolaan administrasi dan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gresik. Salah satu upaya tersebut dilakukan melalui kegiatan Rapat Koordinasi Pengelolaan Arsip melalui Aplikasi SRIKANDI bagi Pegawai UPT Dinas Pendidikan (SD) yang dilaksanakan pada Rabu (12/8/2026).
Kegiatan tersebut dihadiri dan diisi oleh Budi Raharjo, S.H., M.Sos. selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik, Pondra Priyo Utomo selaku Anggota Komisi IV DPRD Kabupaten Gresik, serta Hj. Komsatun, S.Sos. selaku Anggota DPRD Kabupaten Gresik. Kegiatan ini menjadi langkah awal untuk mengenalkan Aplikasi SRIKANDI kepada pegawai UPT Dinas Pendidikan (SD) sekaligus mendorong penerapannya dalam mendukung pengelolaan administrasi dan kearsipan secara digital.
Dalam pemaparannya, Budi Raharjo, S.H., M.Sos., menjelaskan bahwa SRIKANDI atau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi merupakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020. SRIKANDI diluncurkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada 27 Oktober 2020 dan dikembangkan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis secara elektronik.
Di Kabupaten Gresik, penerapan SRIKANDI telah memiliki landasan kebijakan melalui Surat Edaran Bupati Gresik Nomor 045/550/437.78/2022 tentang Implementasi Aplikasi SRIKANDI dan Surat Keputusan Bupati Gresik Nomor 045/401/HK/437.12/2022 tentang Penerapan Aplikasi SRIKANDI. Kebijakan tersebut menetapkan SRIKANDI sebagai aplikasi umum bidang kearsipan dan mengarahkan perangkat daerah untuk menerapkannya di lingkungan masing-masing.
Budi Raharjo juga menyampaikan berbagai manfaat penerapan SRIKANDI, khususnya bagi UPT Dinas Pendidikan (SD), antara lain mengurangi penggunaan kertas, tinta dan ATK, menghemat biaya pengadaan dan pengiriman dokumen, menghemat ruang penyimpanan arsip fisik, mempercepat proses surat-menyurat, memudahkan pelacakan status naskah dinas, serta mempermudah pencarian arsip. Penggunaan SRIKANDI juga dapat mempercepat koordinasi antara Dinas Pendidikan dan UPT SD serta mendukung tertib administrasi dan pengelolaan arsip sekolah.
Dalam penerapannya di UPT SD, SRIKANDI dapat digunakan untuk mengelola berbagai naskah dinas, seperti surat dinas masuk dan keluar, surat tugas, surat perintah, surat undangan, surat edaran, berita acara, laporan, dokumen permohonan, hingga dokumen kepegawaian sesuai kewenangan.
Selanjutnya, Pondra Priyo Utomo selaku Anggota Komisi IV DPRD Kabupaten Gresik menyampaikan pentingnya pemahaman pegawai dalam pengelolaan arsip elektronik dan penggunaan SRIKANDI. Penerapan aplikasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan ketertiban administrasi dan persuratan, mendorong pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien, meminimalkan penggunaan dokumen fisik yang tidak diperlukan, serta meningkatkan keamanan dan kemudahan dalam pencarian arsip.
Pondra juga menjelaskan manfaat SRIKANDI bagi pegawai, organisasi, maupun pimpinan. Bagi pegawai, aplikasi memudahkan pembuatan dan pengelolaan surat, mempercepat pengiriman dokumen, serta memudahkan pemantauan dan pencarian arsip. Bagi organisasi, SRIKANDI mendukung tertib administrasi, meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, memperkuat akuntabilitas, serta mendukung transformasi digital pemerintahan.
Dalam kesempatan tersebut juga disampaikan bahwa penerapan SRIKANDI dapat menghadapi sejumlah kendala, seperti belum semua pegawai memahami fitur aplikasi, kesalahan dalam memasukkan data, kesulitan menentukan klasifikasi arsip, gangguan jaringan internet, kurangnya koordinasi, serta kebiasaan menggunakan dokumen secara manual. Oleh karena itu, diperlukan pelatihan, pendampingan, praktik, evaluasi, dan perbaikan secara berkelanjutan agar kemampuan pegawai dalam menggunakan SRIKANDI dapat meningkat secara merata.
Sementara itu, Hj. Komsatun, S.Sos. selaku Anggota DPRD Kabupaten Gresik menyampaikan pentingnya memperkuat tata kelola kearsipan melalui digitalisasi. Menurutnya, arsip bukan sekadar tumpukan dokumen, melainkan merupakan aset pembangunan yang memiliki peran penting dalam mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan daerah. Digitalisasi arsip juga dapat mendorong pelayanan publik yang lebih responsif serta memperkuat akuntabilitas dan transparansi penyelenggaraan pemerintahan.
Lebih lanjut, Hj. Komsatun menekankan bahwa digitalisasi melalui SRIKANDI dapat memberikan kepastian administrasi, mengurangi risiko berkas hilang atau rusak, serta mempercepat koordinasi dan akses data antara UPT Pendidikan, Dinas Pendidikan, dan instansi teknis daerah. Untuk mendukung keberhasilannya, diperlukan dukungan sarana dan prasarana serta penguatan kapasitas sumber daya manusia melalui sosialisasi, bimbingan teknis, dan pendampingan secara berkala.
Kolaborasi antarinstansi juga menjadi bagian penting dalam mendorong digitalisasi kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan berperan sebagai pembina utama tata kelola kearsipan daerah, sedangkan Dinas Pendidikan dan UPT menjadi pelaksana layanan administrasi di lapangan. Sinergi tersebut diharapkan dapat mendukung pemerataan kualitas pengelolaan kearsipan dan pelayanan administrasi di seluruh wilayah Kabupaten Gresik.
Berdasarkan data implementasi SRIKANDI di Kabupaten Gresik, penggunaan aplikasi pada 33 dari 33 UPT SMP Negeri telah mencapai 100 persen, sedangkan pada UPT SD Negeri masih 0 dari 389 atau 0 persen. Kondisi tersebut menunjukkan bahwa UPT SD masih memerlukan pengenalan, peningkatan pemahaman, serta pendampingan untuk mulai menerapkan SRIKANDI.
Melalui kegiatan ini, Dispusip Kabupaten Gresik mendorong UPT Dinas Pendidikan (SD) untuk mulai mempersiapkan dan mengimplementasikan SRIKANDI dalam pengelolaan administrasi dan persuratan. Penerapan SRIKANDI secara konsisten diharapkan menjadi langkah nyata dalam mendukung transformasi pemerintahan digital di Kabupaten Gresik, sekaligus mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih tertib, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
.jpg)
.jpg)
