GRESIK – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Kearsipan pada Selasa, 29 September 2026. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kompetensi dan profesionalisme sumber daya manusia kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan yang tertib, efektif, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi.
Bimtek yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik tersebut menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, yaitu Hari Sugiyanto, S.H. dan Amelya Indah Fatma Rini, S.S.T., Ars., M.AP. Kegiatan ini membahas sejumlah materi yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan tugas kearsipan, meliputi Pengelolaan Arsip Elektronik, Pengelolaan Arsip Dinamis, serta Tips Menjadi Arsiparis Teladan.
Materi Pengelolaan Arsip Elektronik memberikan pemahaman kepada peserta mengenai semakin pentingnya pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi. Perkembangan teknologi dan meningkatnya volume arsip dalam organisasi menuntut pengelolaan arsip elektronik yang dilakukan secara sistematis dan berkelanjutan.
Hari Sugiyanto, S.H. dalam pemaparannya menjelaskan bahwa arsip elektronik dapat berupa arsip yang sejak awal diciptakan dalam format elektronik (born digital) maupun arsip yang diperoleh melalui proses alih media. Pengelolaannya mencakup penciptaan dan pengkapturan, penyimpanan dan pengamanan, preservasi, penyediaan akses, hingga penyusutan sesuai prosedur.
Peserta juga mendapatkan pemahaman mengenai pemberkasan arsip elektronik. Dalam pengelolaannya, yang diberkaskan adalah informasi arsip elektronik, bukan semata-mata media penyimpanannya. Struktur penyimpanan file juga perlu ditata secara sistematis dan disesuaikan dengan klasifikasi fungsi yang digunakan dalam pemberkasan arsip.
Aspek keamanan dan keberlangsungan arsip elektronik turut menjadi perhatian. Di antaranya melalui duplikasi dan penyimpanan secara tersebar, pencadangan secara berkala, pengamanan fasilitas penyimpanan, serta penerapan sistem keamanan untuk melindungi arsip dari perubahan atau pemusnahan yang tidak sah.
Materi juga membahas SRIKANDI sebagai model aplikasi pengelolaan arsip dinamis elektronik yang mendukung penerapan kearsipan dalam lingkungan pemerintahan berbasis digital.
Materi selanjutnya membahas Pengelolaan Arsip Dinamis. Peserta diberikan pemahaman mengenai pentingnya pengelolaan arsip secara sistematis sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan.
Pengelolaan arsip dinamis yang baik diperlukan untuk memastikan arsip dapat dikelola, disimpan, dan ditemukan kembali secara tepat ketika dibutuhkan. Dalam pengelolaan secara elektronik, aplikasi kearsipan juga perlu mampu mengelola berbagai jenis arsip serta menerapkan prosedur pengelolaan arsip yang telah ditetapkan.
Pembahasan tersebut menjadi penting mengingat arsip dinamis merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelaksanaan administrasi pemerintahan dan menjadi salah satu sumber informasi dalam mendukung pelaksanaan tugas organisasi.
Hal yang menarik dalam Bimtek kali ini adalah materi Tips Menjadi Arsiparis Teladan yang disampaikan oleh Amelya Indah Fatma Rini, S.S.T., Ars., M.AP.
Amelya merupakan Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Berdasarkan profil yang disampaikan, Amelya memiliki pengalaman sebagai Tim Pengawas Kearsipan Internal dan Eksternal, Tim Pembina Kearsipan, Panitia Penilai Arsip, serta penyusun program dan anggaran kearsipan.
Pengalaman dan prestasinya di bidang kearsipan turut memperkuat materi yang disampaikan kepada peserta. Pada tahun 2025, Amelya berhasil meraih Juara 1 Arsiparis Teladan Provinsi Jawa Timur dan kemudian meraih Juara 3 Arsiparis Teladan Nasional yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Melalui materi tersebut, peserta diajak untuk melihat bahwa profesionalisme arsiparis tidak hanya ditentukan oleh kemampuan teknis dalam mengelola arsip, tetapi juga membutuhkan komitmen, integritas, kemampuan beradaptasi dengan perkembangan teknologi, serta kemauan untuk terus meningkatkan kompetensi.
Amelya juga memiliki pengalaman sebagai tutor D4 Kearsipan di Sekolah Vokasi Universitas Terbuka, dosen luar biasa pada D4 Kearsipan dan Informasi Digital Fakultas Vokasi Universitas Airlangga, serta narasumber berbagai kegiatan Bimtek kearsipan.
Melalui pelaksanaan Bimtek ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik mendorong agar peningkatan kompetensi kearsipan tidak hanya berorientasi pada pemahaman teori, tetapi juga dapat diterapkan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari di lingkungan kerja.
Pengelolaan arsip yang semakin berkembang menuju sistem digital membutuhkan dukungan sumber daya manusia yang kompeten, sarana dan prasarana yang memadai, serta komitmen organisasi. Materi Bimtek juga menekankan pentingnya arsiparis yang mampu memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan tugas kearsipan.
Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan para peserta semakin memahami pengelolaan arsip elektronik dan arsip dinamis serta memperoleh motivasi untuk meningkatkan profesionalisme dalam menjalankan tugas kearsipan. Serta menjadi salah satu langkah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik dalam memperkuat kapasitas SDM kearsipan sekaligus mewujudkan tata kelola kearsipan yang semakin tertib, profesional, dan mampu mengikuti perkembangan transformasi digital.
.jpg)
